Die Planung eines Firmenevents – Mit dieser Checkliste funktioniert es!
Aktuell sind Work-Life-Balance, Zusammenhalt und Teamwork und eine kollegiale Arbeitsatmosphäre von großer Bedeutung. Umso wichtiger sind daher Firmenevents. Ob Weihnachtsfeier, Sommerfest oder kleine Geburtstagsfeiern: Es gibt keine bessere Möglichkeit, seine Kollegen und Mitarbeiter auch außerhalb der Arbeit kennenzulernen und ins Gespräch zu kommen. Gleichzeitig sind solche Events der beste Weg, um den Zusammenhalt innerhalb der Firma zu pflegen und zu stärken. Wer für das Eventmanagment zuständig ist, übernimmt die Aufgabe solche ungezwungenen Veranstaltungen zu planen und durchzuführen. Dabei sollten diese möglich unvergesslich werden und in Erinnerung bleiben. Umso höher ist demnach der Aufwand Planung. Damit hier alles funktioniert, ist eine Checkliste von großem Vorteil!
Durch eine Checkliste wird die Planung zum Kinderspiel!
Auch wenn bei der Organisation eines Firmenevents häufig auch individuelle Punkte auf der Checkliste landen, kann sich dennoch an folgenden Punkten orientiert werden:
- Jahresplan
- Location und Termin
- Teilnehmerliste und Einladungen
- Programmerstellung
- Details für Teilnehmer
- Budgetplanung
Ganz zu Beginn sollte zunächst über das Budget für das Firmenevent gesprochen werden. Von diesem hängt ab, wie viele Teilnehmer eingeladen werden, wie das Programm aussieht, welche Location gebucht wird. Meist genehmigen die Geschäftsführung ein Budget, welches zur freien Verfügung steht. Wichtig bei der Planung ist eine gesunde Kombination aus Kultur, Spiel, Action, Party und natürlich Spaß. Für kleinere Firmenevents werden gerne Locations wie Laser-Tag oder auch Stadtführungen gebucht. Auch Büropartys, Gartenpartys mit edlen Gartenpavillons oder Spieleabende sind gerne gesehen. Fällt das Event allerdings größer aus, ist dementsprechend auch der Planungsaufwand größer.
Wichtig: Events müssen über das Jahr verteilt werden und nicht nur 1x im Jahr stattfinden. Sonst ist schnell die Motivation bei Mitarbeitern verschwunden.
Je früher die Planung beginnt, desto besser!
Wenn das Budget feststeht, dann sollte schnellstmöglich ein Termin ausgewählt und mit der Planung begonnen werden. Beliebte Locations sind schnell ausgebucht, daher gilt: Der frühe Vogel!
Tipp: Ist die Location für das Firmenevent weiter entfernt, sollte auch auf die Anreise geachtet werden. Taxikosten können schnell in die Höhe steigen, daher sollten Anbindungen an die ÖPNV existieren. Für Kollegen von weiter außerhalb darf das Hotel nicht weit entfernt sein. Ansonsten sollten eventuell Shuttle-Busse in Betracht gezogen werden.
Teilnahme einfach gemacht
In Zeiten der Digitalisierung lässt sich ganz einfach herausfinden, welcher der Kollegen am Firmenevent teilnimmt. Es gibt verschiedene Tools, die eine Online-Abfrage ganz entspannt ermöglichen. Einfach den Link versenden und die Kollegen geben an, ob sie teilnehmen oder nicht. Es gibt also kein unnötiges Hinterherrennen und häufiges Nachfragen. Zudem kann herausgefunden werden, wer der teilnehmenden Kollegen eventuell helfen und Aufgaben auf dem Event übernehmen kann. Ob eine Fotobox mieten oder einen Kollegen als Fotografen engagieren. Schnappschüsse sind die ideale Erinnerung.
Tipp: Folgende Punkte sollten ebenfalls abgeklärt werden:
- Gibt es Sitzordnung und Dresscode?
- Gibt es eine Cocktailbar?
- Existiert ein Motto?
- Werden die Heimfahrtkosten übernommen?
- Wird ein Dj engagiert?
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